Cette mise à jour apporte les améliorations et corrections suivantes :

• Édition multi-lignes de la dénomination du contact client.

La nouvelle version 1.1 de Simpluse est enfin disponible depuis quelques jours dans sa révision 2540. Elle apporte de nombreuses améliorations et des tonnes de correctifs importants.

Parmi les améliorations apportées par cette nouvelle version, une des plus importantes est sans doute l’ouverture de l’application aux entreprises françaises. Simpluse offre, à présent, une solution très simple et économique pour la création de devis et la facturation des entreprises de France.

Le profil « France » de l’application prend parfaitement en charge les caractéristiques propres aux entreprises françaises. Par exemple, l’application propose automatiquement un champ pour indiquer le numéro SIRENE lorsque l’entreprise ou le client réside en France. Cette amélioration est d’ailleurs aussi disponible pour les profils « Belgique » et « Luxembourg ». Cela permet la saisie des informations complètes du client, si celui-ci réside en France.

Bien sûr, si vous disposez d’une entreprise française, vous pourrez constater que Simpluse répond à vos besoins spécifiques. Vous pourrez saisir votre numéro SIRET, ainsi que toutes les autres mentions obligatoires à faire figurer sur vos documents professionnels. Lorsque c’est possible, Simpluse déduit automatiquement le numéro de TVA valide de vos clients lorsque vous introduisez leurs numéros SIRENE.

L’application est adaptée aussi bien pour les entreprises assujetties à la TVA que pour les entreprises sous le régime de la franchise. Simpluse est par conséquent une solution qui convient aussi aux auto-entrepreneurs.

Bien sûr, la législation et les normes françaises sont parfaitement respectées. L’application est notamment conforme à l’article 286-3bis du Code général des impôts qui impose l’utilisation d’un « logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale », ainsi que d’une « attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration ».

Rappelons aussi que la prise en charge du numéro SIRENE devient très importante en vertu des changements futures au niveau de la facturation électronique en France. Voilà pourquoi, cette information est également prise en compte dans les profils des autres pays supportés par Simpluse.

La version 1.1 introduit aussi un nouveau tableau de bord nettement plus complet que celui de la version précédente.

Actions suggérées

On y retrouve, bien sûr, les anciens icones pour accéder aux clients, aux document et aux rapports. Mais en y regardant de plus prêt, vous constaterez la présence d’un nouvel icone supplémentaire intitulé : « Actions suggérées ». Ce nouvel icone vous permet de recevoir directement des suggestions à propos de votre utilisation et de votre gestion au quotidien.

Ces suggestions sont alimentées par une intelligence artificielle conçue pour vous aider à mieux utiliser l’application et à repérer plus facilement les éléments qui méritent votre attention.

Suivi de vos documents

Le tableau de bord est aussi agrémenté de nouveaux outils pour faciliter le suivi de vos documents. En un clin d’œil, vous accédez immédiatement aux documents qui nécessitent une action de votre part.

Tous vos indicateurs

Enfin, il ne faut pas oublier un ensemble complet d’indicateurs qui vous donnes tous les états de votre activité en temps réels. En passant de votre chiffre d’affaire à vos indicateurs de performances, sans oublier le suivi de vos paiements en attente, tout y est.

Les outils de recherche et de sélection ont aussi été nettement améliorés dans la version 1.1.

Jusqu’à présent, la recherche par mots clés ne fonctionnait que sur le contenu des coordonnées postales et du champ « mémo » de la fiche du client. À présent, vous pouvez effectuer vos recherches sur l’ensemble des données, aussi bien pour les clients que pour les documents. C’est très intuitif et facile !

Vous pouvez maintenant classer vos clients et documents à l’aide de signets. En d’autres termes, vous pouvez non seulement marquer un élément comme « favoris », mais aussi lui donner un nom ou un intitulé qui vous permettra de le reconnaître plus facilement dans vos listes.

Cette fonctionnalité vous autorise donc à utiliser les « favoris » pour augmenter la priorité de certains éléments, alors que l’usage des « signets » vous permet de reconnaître certains d’entre eux. C’est très utile pour retrouver plus facilement vos modèles, par exemple.

La nouvelle version 1.1 de Simpluse apporte encore bien d’autres améliorations. Nous vous invitons d’ailleurs à les découvrir par vous-même. Pour cela, rien de plus simple, n’hésitez pas à tester l’application. C’est gratuit et sans engagement. Vous pouvez arrêter votre essai à tous moments et sans aucune suite. Bien sûr, si vous voulez ensuite continuer d’utiliser l’application, il vous suffira de choisir une des offres qui vous seront proposées.

N’hésitez donc pas à commencer votre essai en cliquant ici.

Nous sommes heureux de vous annoncer la publication de la révision 2288 de Simpluse 1.0. Cette nouvelle mise à jour améliore fortement les capacités de création et d’édition de nouveaux documents. En effet, vous pouvez maintenant vous servir de n’importe quel document existant pour en créer d’autres.

Cette utilisation de modèles est plus puissante et pratique que le « copier/coller » traditionnel. Elle réduit le nombre de manipulations au stricte minimum. De plus, comme vous pouvez utiliser le même modèle pour créer plusieurs documents successifs, vous évitez de nombreuses opérations répétitives.

Contrairement au « copier/coller », vous n’avez pas besoin de sélectionner à nouveau le document original, ou pire encore, chaque article un par un. Une fois sélectionné, vous pouvez réutiliser le même modèle pour des clients différents autant de fois que nécessaire. Simpluse adapte même automatiquement les modes TVA des articles en fonction du client du nouveau document. Par conséquent, vous pouvez créer un devis pour un client fictif et utiliser ce devis comme modèle pour créer des devis et factures pour vos clients réels. Pour retrouver ce devis « modèle » plus facilement, il suffit de l’ajouter à vos « favoris ».

La sélection des « favoris » est vraiment très simple. Il suffit de sélectionner le filtre « parmi les favoris » en haut de la liste de vos documents.

Bien sûr, Simpluse vous permet de personnaliser chaque document selon vos besoins. Vous pouvez aussi « copier/coller » des articles d’un document sur un autre. De la même manière que lors de création à partir d’un modèle, le mode TVA sera automatiquement corrigé si cela est nécessaire.

Ces nouvelles fonctionnalités sont très puissantes, pratiques et rapides. Nous vous invitons à les découvrir sans attendre.

Cette mise à jour de Simpluse améliore notamment la navigabilité et la connectivité entre l’application pour administrateurs et celles pour les utilisateurs de votre compte.

En effet, jusqu’à présent, il fallait vous authentifier sur l’application pour les utilisateurs lorsque vous l’ouvriez à partir de l’application pour les administrateurs. Maintenant, ce n’est plus nécessaire. Étant déjà authentifié comme administrateur du compte sur l’application pour les administrateurs, il vous suffit de cliquer sur l’icône d’une base de données pour l’ouvrir sans vous authentifier.

Bien sûr, vous pouvez revenir directement à l’application pour administrateur sans nécessiter une nouvelle authentification. Vous pouvez ainsi naviguer plus facilement et passer librement d’une application à l’autre.

Une autre amélioration apportée consiste à ne pas autoriser la suspension du compte de l’administrateur sur l’application pour les utilisateurs. Cette amélioration agit aussi comme un garde-fou. En effet, elle préserve ainsi les droits de l’utilisateur principal, à savoir : l’administrateur du compte.

Enfin, on peut aussi mentionner une présentation de la page de connexion plus accueillante.

La mention obligatoire concernant les cookies et la politique de protection de la vie privée est affichée d’une manière moins intrusive. En même temps, un petit texte rappelle la vocation de l’application.

Même si nous ne publions pas une annonce lors de chaque mise à jour de Simpluse, nous travaillons constamment à l’améliorer. Nous profitons donc de cette nouvelle révision 2159 pour vous proposer un petit récapitulatif des dernières améliorations publiées.

Nous avons beaucoup travaillé à améliorer la gestion de la TVA. Par exemple, précédemment, l’application ne prenait en compte qu’un seul type de TVA pour la livraison intracommunautaire. Il s’agissait de la livraison de services B2B. Or, il y existe plusieurs types de TVA applicables dans le cadre de la livraison intracommunautaire. Ne considérons par exemple que la distinction entre les services et les marchandises. Il faut donc effectuer une ventilation des différents modes de TVA en fonction de la nature de ce qui est livré. C’est également le cas pour les opérations OSS. La distinction entre les livraisons de marchandises et les livraisons de services est nécessaire.

Simpluse est capable de sélectionner automatiquement le mode TVA approprié. Il peut ventiler correctement les modes TVA en fonction de la nature de la livraison tout en tenant compte du client. Ainsi, par exemple, lorsqu’un client assujetti à la TVA est établi dans un autre pays de l’UE, Simpluse propose automatiquement l’autoliquidation de la TVA. Ceci est tout à fait correct puisque la livraison sera intracommunautaire.

Le mode TVA proposé sur la fiche du client reste cependant générique. En effet, le mode TVA et la mention légale ne seront fixés définitivement que sur la facture, lorsqu’il sera possible de déterminer la nature des biens ou des services fournis. Cette distinction est réalisée de façon totalement automatisée par Simpluse. Vous n’avez pas à vous en soucier.

La gestion de l’OSS fonctionne sur le même principe.

Avec Simpluse, votre comptable dispose à présent d’une ventilation correcte des montants à saisir dans les déclarations TVA. Idem pour la déclaration OSS concernant les biens et les services, et ce pour chaque pays de l’UE. En bref, les valeurs fournies par Simpluse, via le rapport « Facturation » / « Ventilé TVA », pourraient être simplement reportées dans les déclarations TVA et OSS. Bien sûr, votre expert comptable s’assurera de compiler toutes les valeurs si vous disposez de plusieurs facturiers. Mais cette amélioration lui facilitera grandement la tâche.

On peut aussi ajouter qu’il est maintenant possible d’indiquer le numéro de compte du plan comptable pour chaque mode TVA. Ce numéro de compte figure dans le rapport d’exportation des tiers clients pour Sage BOB / BOB 50. De cette manière, BOB DEMAT peut affecter automatiquement la TVA des factures de vente au plan comptable. Cela réduit la quantité d’informations que votre comptable doit saisir manuellement.

Cette gestion de la TVA améliorée vous permet d’éviter ainsi certaines erreurs d’encodage. Il est, par exemple, impossible d’enregistrer la vente de marchandise sous le régime de l’autoliquidation de la TVA par le cocontractant. Ce mode n’étant applicable que pour les services entre assujettis, vous ne pouvez pas l’utiliser pour enregistrer une vente de marchandise.

De plus, lors de la saisie comptable, beaucoup plus d’informations sont traitées automatiquement. On réduit par conséquent la probabilité d’erreurs humaines lors de la ressaisie.

Plusieurs modes TVA manquants ont été ajoutés dans le profil « Belgique » :

• L’exemption de la TVA en vertu de l’article 44 : Cette exemption s’applique à certains biens et services dans le cadre des soins médicaux, infirmiers, socio-culturels, de l’enseignement, ou encore des assurances et de la finance.
• Le taux 0% : Ce taux s’applique notamment aux journaux périodiques ainsi que pour les produits de récupération.
• Divers hors TVA : Il s’applique à des articles pour lesquels il n’y a pas de TVA à comptabiliser sur la facture. Il s’agit plus généralement des débours.

Armé de ces modes supplémentaires, Simpluse peut répondre aux besoins de la plupart des entreprises.

En plus de produire des factures PDF de bonne qualité, Simpluse peut maintenant produire des factures électroniques conformes à la norme européenne standard de facturation électronique EN16931 et prenant en charge le format UBL.BE. Simpluse vous ouvre donc la voie à l’e-facturation.

Cette nouvelle fonctionnalité ne vous sera pas seulement utile si vous avez des clients qui réclament de recevoir leurs factures dans ce format, mais elle sera aussi très utile pour votre comptable. En effet, la plupart des logiciels comptables sont à présent en mesure de récupérer votre journal de ventes au travers des factures électroniques que vous fournissez à vos clients. Dans une facture électronique, contrairement à un simple fichier PDF, il y a une véritable mini-déclaration de la TVA ainsi que tous les éléments dont a besoin votre comptable pour enregistrer votre journal de ventes. Avec un logiciel adapté, aucune saisie supplémentaire n’est nécessaire.

Pour le moment, Simpluse supporte le format « UBL.BE ». Ce format prend en charge les différents modes TVA qui s’appliquent en Belgique. Nous ajouterons d’autres formats ultérieurement.

Dans notre précédent avis de mise à jour, nous avions parlé d’une fonction de récupération de l’ensemble des documents PDF d’une période donnée. Sur le même principe, votre comptable peut lui-même récupérer l’ensemble des factures électroniques que vous avez produites au cours d’une période. Pour cela, il suffit d’utiliser les listes sélectives (icône en forme de « tag+ »).

Il faut sélectionner les document du type « facture », créés durant la période de votre choix et dont l’état est « publié ».

Lorsque vous avez effectué cette sélection, vous avez une option supplémentaire dans le menu déroulant (en haut à droite) : « Télécharger une archive » / « Des eFactures UBL.BE ».

En cliquant sur cette option, vous téléchargez une archive ZIP contenant toutes les factures sélectionnées au format UBL.BE.

Votre comptable peut bien sûr réaliser cette opération lui-même si vous lui avez fournir un compte utilisateur sur votre application.

Il n’y a rien de plus facile. Pour cela, ouvrez la partie de l’application pour les administrateurs, sélectionnez le panneau des paramètres de la base de données concernée et ajoutez un compte utilisateur pour comptable. C’est gratuit.

Pour le reste, votre comptable sait comment traiter les documents à l’aide de son propre logiciel de comptabilité. Il est toutefois intéressant de noter que le fichier d’une facture électronique UBL contiennent aussi une copie de la facture PDF en pièce jointe. Cette copie PDF est affichée dans l’aperçu du document par le logiciel comptable. Ainsi, en cas de difficulté, votre comptable dispose d’un visuel sur le document tel qu’il pourrait être imprimé.

Simpluse est en constante amélioration. Nous y travaillons tous les jours. Aussi, nous profitons de cette occasion pour vous informer à propos de quelques améliorations appliquées ces derniers jours.

Nouveau profil : Luxembourg

Avec cette nouvelle révision 2057, Simpluse est dorénavant accessible aux entreprises luxembourgeoises assujetties à la TVA.

Comment cela fonctionne t-il ?

C’est très simple. Au moment où vous créez votre compte client, il suffit d’indiquer l’adresse du siège de votre entreprise. Lorsque vous sélectionnez le « Luxembourg » comme étant votre pays, l’application est automatiquement adaptée et sélectionne le profil pour les entreprises luxembourgeoises. Ainsi, lorsque vous créez une nouvelle base de données pour y stocker vos clients et documents, l’application vous demande quel est votre RCS, le numéro d’autorisation de votre établissement, etc… Toutes les informations qui doivent figurer sur vos factures. Bien sûr, l’application vous propose d’office les taux de TVA qui s’appliquent au Luxembourg. Vous pouvez aussi activer le mode OSS s’il est applicable dans votre cas.

Amélioration de l’export « Tiers clients » vers Sage BOB / BOB 50

Nous avons aussi améliorer l’identification des tiers clients dans l’export vers le logiciel de comptabilité Sage BOB / BOB 50. En effet, plutôt que d’utiliser simplement le numéro du client dans le facturier, nous générons un identifiant spécifique qui permet de distinguer le tiers client en fonction du facturier auquel il appartient. Votre comptable peut donc importer tous les tiers clients quelque soit le facturier auquel ils appartiennent sans aucun risque de conflit. Le CID de chaque tiers client est distinct. Ce nouveau format d’identifiant facilite aussi grandement l’importation des factures de vente via BOB DEMAT puisque le CID apparaît aussi sur le document à importer.

Récupération de l’ensemble des documents publiés au cours d’une période dans une archive Zip

Pour faciliter la récupération des documents par votre comptable, ou pour vos archives, Simpluse vous propose à présent une fonction de récupération des documents par lot. Pour l’utiliser, c’est très simple. Placez-vous sur la liste des documents, sélectionnez les documents « Publiés », puis au cours d’une période. Si vous ne souhaitez récupérer que les factures, sélectionnez le type de document « Factures ». Vous pouvez ainsi, par exemple, sélectionner l’ensemble des factures publiées au cours d’un mois. Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton de menu en haut à droit et vous y trouverez l’option « Télécharger une archive des documents PDF ». Il cliquer sur cette option pour lancer la récupération.

L’application récupère tous les documents de la sélection et les enregistre dans une archive compressée que vous pouvez télécharger en une seule opération.

Cette fonctionnalité est très intéressante, car il suffit d’extraire ensuite l’archive dans le dossier d’importation de Sage BOB DEMAT pour enregistrer les documents de vente dans la comptabilité. Les factures PDF produites par Simpluse sont très légères et faciles à analyser pour le logiciel de dématérialisation.

Nombreux correctifs

Nous avons aussi apporté de nombreux correctifs ici et là dans l’application. Dès qu’une anomalie est signalée, nous faisons en sorte que celle-ci soit corrigée aussi vite que possible. Au cours de la période écoulée, toutes les anomalies constatées ont été corrigées en l’espace de quelques heures, et certaines même en seulement quelques minutes. Notre support est très attentif à tous signalement de votre part.

Simpluse est une application évolutive qui va beaucoup progresser et recevoir de nombreuses améliorations. Nous sommes donc heureux de vous annoncer que l’application vient de subir sa première mise à jour.

Celle-ci comprend notamment une amélioration qui réjouira un bon nombre de comptables. Il s’agit de l’export des clients Simpluse vers le logiciel de comptabilité Sage BOB (anciennement, BOB 50). Pour accéder à cette fonctionnalité, c’est très simple, il suffit de cliquer sur l’icône « Rapports », puis de sélectionner le menu « LIAISON COMPTABLE ». Vous verrez les options disponibles pour transférer les données sous le format Microsoft Excel vers Sage BOB. Vous pouvez soit télécharger vous-même le fichier ou l’envoyer directement par e-mail à votre comptable sans quitter l’application. Vous pouvez aussi créer un compte utilisateur pour donner un accès à votre comptable sur l’application. Il pourra ainsi récupérer lui-même toutes les sources pour la comptabilité.

Nous vous rappelons au passage que vous pouvez créer des accès supplémentaires pour votre comptable et vos collaborateurs via l’application pour les administrateurs. Avec Simpluse, il n’y a pas de frais supplémentaires par rapport au nombre d’utilisateurs.

Simpluse version 1.0 est enfin en ligne.

Pour l’instant, cette version est disponible uniquement pour les entreprises de Belgique. Mais, très bientôt, elle sera aussi disponible pour le Luxembourg, la Suisse et enfin la France. Nous suivons un planning qui tient compte des différentes législations en vigueur. Ainsi, pour certains pays, il est assez facile de proposer un profil adapté. Par contre, pour d’autres, et plus particulièrement la France, les normes imposées par la législation sont beaucoup plus compliquées et nécessitent, par conséquent, encore des adaptations du logiciel. Mais nous y travaillons et Simpluse sera disponible progressivement dans chaque pays.

Durant les phases de déploiement, nous serons très attentifs. Nous offrirons aussi un suivi plus étendu et proactif à tous ceux qui utiliserons l’application. Ne soyez donc pas étonné d’être contacté par notre équipe. Nous voulons vraiment nous assurer que tout se passe bien pour vous et que votre expérience d’utilisation soit excellente, même si l’application est toute nouvelle et va encore beaucoup évoluer.